Le message d’absence : l’e-mail le plus sous-estimé… et le plus risqué

Comme moi, vous l’aurez très certainement déjà remarqué : les messages d’absence sont aujourd’hui de plus en plus chatoyants. Pourtant, si mes souvenirs sont bons, il y a encore une décennie, personne n’osait franchement opter pour la rigolitude. Maintenant, tous les bons mots sont permis !

Mais alors, quand peut-on considérer que ce type de message est approprié ? “Si un message drôle vous fait sourire (à condition qu'après la blague, il y ait un vrai contact en cas d'urgence), c’est, je le crois, positif, car vous vivez une émotion”, analyse Julien Granata, Professeur à MBS School of Business.

En revanche, ce type de message ne se retrouve pas dans toutes les industries. Si les professions autour du marketing, du contenu ou de la publicité se prêtent volontiers à l’exercice, il y a peu de chances pour que ces pointes d’humour trouvent leur place dans une ESN, une grande banque ou un géant de l’industrie.

Mais a priori, peu de chances qu’un consultant se lâche sur son message d’absence (son niveau de désinvolture est très certainement justement proportionnel à sa tenue vestimentaire). Bref, la teneur et la forme du message doivent être adaptées à son propre métier et aux personnes susceptibles de tomber sur le message. En clair, l’originalité est permise, mais elle doit toujours rester cohérente avec votre secteur, votre fonction et votre destinataire.

Durant vos congés estivaux, ne pensez pas que les pickpockets qui arpentent les plages sont les seuls à vous menacer. En réalité, les messages d’absence peuvent représenter une mine d’or pour les pirates, informatiques cette fois-ci.  Car, outre les pointes d’humour, beaucoup de professionnels n’hésitent pas à indiquer très exactement leur lieu de vacances.

En fait, lorsque vous rédigez votre message d’absence, vous pensez souvent qu’il ne sera lu que par vos collègues ou des contacts proches. Cela dépend en partie de votre fonction, bien sûr, mais il ne faut pas oublier que votre adresse e-mail peut être accessible bien au-delà de votre cercle habituel. C’est pourquoi il est essentiel de faire la différence entre ce que l’on peut dire à un collègue… et ce qu’il vaut mieux éviter de dire à un inconnu.

Il faut donc éviter de révéler où vous partez en vacances. Ce genre d’information, en apparence anodine, peut être une véritable aubaine pour un pirate informatique. En connaissant votre destination, il pourra élaborer un message de phishing bien plus convaincant. Par exemple : « Jean m’a dit que vous pouviez m’aider à régler cette facture pendant qu’il escalade le Mont-Blanc. » Une arnaque bien ficelée !

Maintenant que toutes les précautions ont été énoncées, vous vous dites peut-être que le message d'absence n’a donc aucune vocation… si ce n’est d’être barbant. Pourtant, sachez que le mail d'absence peut se transformer en un point de contact utile, soigné et aligné avec votre image de marque ou personnelle. Car, même si vous n’êtes pas là, votre message est lu.

Clients, partenaires, prospects, prestataires… ce message automatique peut être la première impression que certains auront de vous ou de votre entreprise. Il ne s’agit donc pas juste d’annoncer une absence, mais de soigner l’expérience de lecture et de garder le lien actif, même temporairement.

Votre message peut devenir un mini-hub de redirection : vers du contenu de valeur ou des ressources pertinentes.

C’est particulièrement efficace en B2B, pour maintenir la dynamique avec des leads ou des partenaires, même en votre absence. Votre ton doit alors être complètement harmonisé avec les couleurs de votre entreprise. “Mes mails d’absence sont super neutres. Mais ce n’est pas le cas de tout le monde. Chez Figures, on a un tone of voice pas très sérieux, donc par exemple notre CEO Virgile peut se permettre des messages un peu second degré. Ça passe bien, parce que ça colle à l’image de l’entreprise. Ce genre de liberté est certainement plus présente dans l’univers startup/scale-up”, explique Mégane Gateau, CMO.

Et cette logique va au-delà du simple mail d’absence : chez Figures, les signatures de mails classiques sont déjà des mini-espaces d’engagement. “On s’en sert au quotidien dans tous les mails. On y met un lien vers la newsletter de Virgile, le nouveau livre blanc, un lien vers un événement… C’est un super moyen de promouvoir du contenu ou des événements”, poursuit la CMO.

Cette approche permet d’enrichir chaque point de contact, même passif, avec un lien vers l’univers de la marque ou de la personne. Une forme de “communication discrète” mais régulière, qui s’intègre à la routine d’échange. “Ça fait déjà un moment qu’on fonctionne comme ça. Et je vois de plus en plus de signatures de mail très travaillées, presque fancy. Chez nous, il y a la photo de la personne dans la signature, pour humaniser l’échange.”

Enfin, même si tout n’est pas forcément mesuré, certaines retombées peuvent être traquées via Google Analytics, notamment sur les clics vers les contenus ou événements relayés. Alors, quelle team choisirez-vous pour votre prochain message d’absence ?