5 conseils pour s’organiser en télétravail et booster sa productivité

Qui n’a jamais été tenté par les distractions qui s’offrent à nous lorsque l’on travaille de la maison ? On vous l’accorde, ce n’est pas toujours évident d’être au maximum de sa concentration et de sa productivité lorsque l’on est en télétravail.

Et ce n’est pas une surprise, depuis la pandémie mondiale, le télétravail a majoritairement pris de l’ampleur et s’impose dans les entreprises. Alors que certaines optent pour un mode de travail alliant présentiel et distanciel, d’autres passent 100% au télétravail, et cela ne fait pas forcément le bonheur de tous.

Mais, rassurez-vous, il est tout à fait possible d’être aussi efficace de la maison, que dans un open-space, parfois même encore plus. Pour cela, il suffit d’avoir les bonnes clés pour s’organiser et booster sa productivité. Ça tombe bien ! On vous les dévoile… C’est cadeau !

Selon une étude menée par Malakoff Mederic “seuls 6 télétravailleurs sur 10 disposeraient chez eux d’un espace aménagé”. Entre Netflix qui nous nargue sur la télévision en face de nous, la pile de linge qui nous attend, la vaisselle dans l’évier ou même les enfants qui jouent dans la pièce d’à côté, il n’est pas toujours évident de se concentrer.

Lorsque l’on travaille de la maison, il est important de se fixer un cadre. Et pour cela, se créer un espace de travail est idéal. Que ce soit sur un bureau, dans une chambre, dans un coin de votre salon, il est conseillé d’opter pour une pièce isolée dans laquelle vous vous sentirez bien.

Et si on vous disait que 56% des Français utilisent une to-do-list ? C’est un rapport Microsoft qui l’affirme suite à une enquête. Cela peut paraître évident, et pourtant, tout le monde n’utilise pas la fameuse “To-do-list”. Cette méthode consiste à établir une liste précise des choses que l’on doit réaliser durant la journée. Ok, mais ça sert à quoi ?

En tenir une, permet d’avoir une idée du travail à accomplir et assure une bonne organisation. Toutefois, il y a certaines erreurs à ne pas faire, comme le précise Claire Vitoux, Coach certifiée en organisation et productivité, fondatrice du site The Minimal Plan.

Selon une étude menée par Asana, spécialiste de la communication en entreprise en 2022, 37% des travailleurs français estiment ne pas savoir “lorsque lors journée commence et se termine”. Et on veut bien le croire.

Afin de se créer un cadre de travail à la maison, il est recommandé de se fixer des horaires, comme au bureau. Commencez par ouvrir votre ordinateur à 9h et fermez-le pour votre pause déjeuner à 12h30 ou 13h avant de reprendre à 14h. Enfin, terminez la journée à 18h ou 18h30.

Tout comme la mise en place d’horaires fixes, s’autoriser des pauses à la maison permet d’être plus efficace au travail. Le boulot à distance, cela peut être tout ou rien : soit vous allez être très productif sans prendre de pause, mais être davantage fatigué et votre travail peut perdre en qualité, soit vous allez être distrait et perdre votre motivation et faire des pauses toutes les 5 minutes. Il y a un risque à précrastiner ou procrastiner.

Claire Vitoux est convaincue : “Nous n’avons n’a pas une capacité de concentration illimitée. Au-delà d’un seuil, l’efficacité humaine décroit, voire est négative, c’est le principe de la loi d’Illich”. Ivan Illich, est un penseur Autrichien du 20ᵉ siècle, sa théorie repose sur le fait qu’il faut “travailler moins pour travailler mieux” afin de ne pas atteindre un seuil de “productivité négative”.

Pour palier à ce problème, l’idéal est de définir en amont des temps de pauses en dehors de celle du déjeuner. Par exemple, fixez-vous une pose de 10 minutes à 11h puis une seconde à 16h en milieu d’après-midi. Cela permet de se raccrocher à des instants de “break” et d’être au maximum de sa productivité.

D’après une étude de Morar Consulting pour Polycom Inc, en 2017, “62% des salariés estiment qu’être bien équipé par son entreprise permet de faciliter la communication et de booster la productivité”. Pour être efficace, il est conseillé d’utiliser les meilleurs outils. Que ce soit un ordinateur en bon état de marche ou encore des plateformes et applications qui vous permettront de gagner du temps dans l’organisation, ces éléments vous facilitent la vie.

Pour vos to-do-list, certains outils comme Notion, Monday, vous permettent d’organiser vos journées. Des plateformes de ‘chat’ rapides comme Slack vous facilitent aussi la communication avec vos collègues, sans passer par les mails.

En clair, plus vous êtes bien équipé et plus le process sera simple, mieux ce sera pour votre productivité : “la gestion de l’information est primordiale dans l’organisation. Il faut faire en sorte que tout soit facile, je parle notamment de la coordination en télétravail, du fonctionnement, du process et de l’habitude de travail. Il faut rendre accessible et lisible l’information. Vous pouvez avoir le plus beau tableau Excel du monde, mais s’il n’est pas clair et efficace, personne ne l’utilisera et ce sera contre-productif”, précise la coach.

Selon Claire Vitoux, le secret d'une meilleure productivité réside dans la concentration : “ta productivité, c’est une formule simple : ton intensité vs la gestion du temps de travail et elle donne la concentration. C’est ton pouvoir et ta force. C’est donc un énorme levier à mettre en place individuellement.” N’oublions pas que le bien-être au travail est primordial pour être au maximum de ses performances et trouver le bon équilibre entre sa vie personnelle et professionnelle.

Prendre le temps d’effectuer chaque tâche sans se mettre la pression est important. Et si vous mettez plus de temps sur quelque chose, rien de grave : vous déplacez une tache de votre to-do-list à un autre moment. Le principal est de miser sur la qualité du travail effectué. C’est noté ?

Et pour en savoir encore plus, vous pouvez aussi lire notre dossier sur la fatigue au travail.