5 conseils pour arrêter de perdre du temps avec les mails
Comment faire pour rester productif sans se noyer dans cet océan de mails ? Voici 5 conseils pour arrêter de perdre du temps avec ses mails (et mieux s’organiser pour vivre avec quand même).
Savez-vous combien de temps vous passer par jour à consulter vos mails ? Bien trop longtemps très certainement. Selon différentes études, on parle d’un tiers de son temps de travail jusqu’à 5h par jour pour un cadre. Alors voici 5 conseils pour vous faire gagner (beaucoup) de temps.
1er conseil : Envoyez moins de mails.
Ça parait tout bête, mais c’est une première étape. Si vous, vous en envoyez moins, peut-être aussi que vous en recevrez moins. Simple, basique, mathématique. Posez-vous la question : Est-ce que j’ai vraiment besoin d’écrire ça ? Est-ce que je ne peux pas avoir l’info autrement ? Ou du moins, est-ce que je ne peux pas regrouper les infos pour faire 1 message et pas 3-4 dans une boucle ?
2e conseil : Arrêtez de transférer ou de mettre en copie.
Là aussi, c’est une question de volume. Si vous arrêtez de le faire, on vous le fera peut-être moins aussi. Au final, tout le monde gagnera du temps. Posez-vous la question : Comme pour une réunion, est-ce que toutes les personnes ont besoin de cette info ?
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3e conseil : Prenez rdv avec votre boite mail.
Oui, dit comme ça, c’est un peu étrange, mais vous allez comprendre. Consacrez une ou deux plages horaires pour répondre à vos mails, c’est la clé. Il n’y a rien de pire que de s’interrompre toutes les 5 mins pour traiter un mail. C’est contre-productif et surtout le cerveau déteste ça. En moyenne, il lui faut 5 à 7 min pour se reconcentrer sur une tâche. C’est ce qu’on appelle La loi de Carlson.
4e conseil : Adopter la règle des 3 min.
Si une réponse peut être apportée en moins de 3 min, faites-le tout de suite. C’est aussi simple et radicale que ça. Cela aura deux conséquences immédiates : vous désencombrez votre to-do et vous gagnerez en efficacité. Sinon, on sait très bien comment ça va se terminer : ça va trainer, et hop, les mails passeront en page 2, et là, c’est la fin. Enfin plutôt le début d’une montagne de mails non lus.
5e conseil : Préparer des mails types.
Oui, c’est pas très sexy, ni très chaleureux, mais ça fait gagner un temps fou. La plupart du temps, vous avez des besoins récurrents, vous écrivez sensiblement les mêmes choses. Afin de vous éviter de répéter une tâche rébarbative, adaptez plusieurs structures de message en fonction des besoins. Que ce soit pour une relance client, le lancement d’un projet, le CR d’une réunion, etc. Cet élan automatique vous permettra de lutter contre l’effet procrastinateur de la page blanche : C’est d’ailleurs souvent ça qui nous fait trainer les mails en longueurs.
Enfin, n’oubliez pas qu’un mail, ça pollue. Et pas qu’un peu. Un mail avec une pièce-jointe, c’est l’équivalent d’une ampoule allumée pendant une heure.
Souvenez-vous qu’il n’y a pas qu’un seul moyen de communiquer. Vous avez des outils (du type Slack), mais aussi tout simplement… votre bouche. Se lever pour aller voir le voisin et lui dire que c’est ok, c’est bien mieux que de lui écrire par mail. À tout point de vue.
