Comment faire une réunion (presque) parfaite ?
Saviez-vous que nous passions plus de temps en réunion… qu’en vacances ? On est d’accord qu’il y a quelque chose qui cloche non ? Surtout pour un truc que personne n’aime vraiment. Mais rassurez-vous, j’ai trouvé la recette de la réunion parfaite. Suivez le guide
En moyenne, nous passons une demi-journée par semaine en réunion. Et lorsqu’on est cadre, ce temps est doublé. À la fin de l’année, c’est l’équivalent de 7 semaines passées en réunion. Ces chiffres sont issus d’une étude menée par l’Ifop en 2018. Entre-temps le Covid est passé par là, et les réus… Elles ont pris encore plus le pouvoir (Merci Zoom, Teams, Google Meet et compagnie).
Alors pour éviter de compter les mouches en réu, voici la recette (presque) parfaite pour une réunion efficace.
Comment faire une réunion vraiment efficace ?
- Avoir un ordre du jour. Une réunion = Un sujet. Sinon ça part dans tous les sens. Selon une étude menée par la société Barco et Circle Research en 2019, seulement 44% du temps d’une réunion est utile. Le reste, c’est du papotage (13%), du temps perdu à brancher un ordi (11%), attendre les retardataires (11%) ou encore… parler d’un autre sujet que celui de la réu (15%). Bref, du temps de perdu pour tout le monde.
- Limiter à 30 min de réunion. C’est amplement suffisant. Après on s’ennuie, le cerveau décroche. En moyenne une réunion dure entre 54 min et 1h17, sauf que le cerveau bloque au bout de 52 minutes d’attention. Pire encore, au bout de 30 min, les premiers signes d’inattention pointent le bout de leur nez. Plus l’entreprise est grosse, plus les réunions sont longues. Imaginez un peu le bazar.
- Arriver en avance et finir à l’heure. Prenez le temps d’arriver avec 5 minutes d’avance pour prendre un café et papoter avec le voisin. Puis au moment du coup d’envoi, tout le monde est prêt. Comme ça on démarre à l’heure.
Très important également : ne pas déborder. Une réunion bien menée est une réunion bien timée. C’est con, mais essentiel. 5 minutes de perdues, ça vous parait peu, mais multiplié par le nombre de collaborateurs présents, ça fait beaucoup. (Et puis, y’a peut-être une autre réunion derrière à laquelle il ne faut pas arriver en retard).
- Ne pas inviter trop de monde. Plus on est de fous, plus on rit ? Peut-être, mais plus on est nombreux en réu, plus on est sûr qu’elle sera longue. Si vous n’avez rien à dire dans une réu, c’est que vous ne devez pas y être. Et ce n’est pas grave du tout.
- Bannir les distractions. Pas de téléphone, pas d’ordi, pas de mail. Comme ça, ça parait un peu dur, mais cela permet de rester concentré et d’avoir une attention complète sur ce qu’il se dit. Pas étonnant que 4 personnes sur 10 utilisent leur smartphone pendant les réus. Et puis, déconnecter 30 min, ça ne fera pas de mal.
La rédaction vous conseille
Bonus : se mettre debout
Quand on est debout, on est naturellement plus actif, plus enclin à l’échange et surtout on est plus rapide dans les décisions. Plutôt que de s’encrouter une heure sur un siège en glissant lentement dans la léthargie, optez pour une discussion efficace debout, pourquoi pas un café à la main ?
Enfin, une fois sorti de cette réunion, n’oubliez pas d’avoir un compte-rendu. Pour éviter de parler dans le vide, on formalise avec un plan d’action et un rétroplanning dans la foulée. Qui fait quoi et quand ? Les intentions c’est bien, les actions c’est mieux.
Avant de filer, je ne pouvais pas finir sans vous poser LA question qui tue : avez-vous vraiment besoin de faire une réunion ?
