Pourquoi (presque) toutes les réunions ne servent à rien ?
Est-ce que vous saviez que 3 réunions sur 4 ne servaient à rien ? Pas étonnant que tout le monde déteste les réus. Mais pourquoi on les déteste ? Est-ce qu’elles sont vraiment inutiles ? Et sinon, comment faire pour les rendre intéressantes (ou du moins pas chiante à mourir). Explications.
3 réunions sur 4 sont inutiles. Oui, ça pique comme chiffre. En réalité, pour être plus précis, il faudrait dire 3 réunions sur 4 n’aboutissent à rien (étude Opinion Way / avril 2017). En clair, on a perdu notre temps.
Pourquoi on perd notre temps en réunion ?
Et bien, principalement parce qu’elles sont mal organisées, mais aussi un peu à cause de notre cerveau. Vous allez vite comprendre. En moyenne une réunion dure entre 54 min et 1h17. Plus l’entreprise est grosse, plus les réunions sont longues.
Seul problème notre cerveau n’aime pas ça. Il décroche au bout de 52 min. Pire encore, les premiers signes de perte d’attention arrivent au bout d’une demi-heure. Vous comprendrez ainsi beaucoup mieux pourquoi 4 personnes sur 10 confessent passer leur temps sur leur tel pendant une réunion.
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Seulement 44% du temps d’une réunion est utile
Et puis dans cette réu, il y a plein de choses qui servent à rien. Selon une étude de 2019, seulement 44% de temps d’une réu est consacré… à la réu. Oui, moins de la moitié. Le reste, c’est hors sujet total. Petit Top 4.
- On parle d’un autre sujet que ce qui était prévu.
- On papote avec les collègues.
- On galère à brancher l’ordi pour la présentation powerpoint.
- On attend les retardataires.
En tout, on passe en moyenne une demi-journée par semaine en réunion. Comme ça, ça vous parait pas énorme. Mais si vous êtes cadre, ça double et ça fait une journée par semaine. Ça vous parait encore acceptable. Et bien à la fin de l’année, ça fait 7 semaines. En gros, vous passez plus de temps en réunion qu’en vacances ! C’est chaud non ?
Les réunions font du mal à notre santé mentale et à notre productivité
Enfin, une réunion ne serait même pas positive pour notre productivité. Selon une étude publiée dans MIT Sloan Management Review, elle a aussi “un impact négatif sur le bien-être psychologique, physique et mental des personnes”.
Quand on les réduit, voire les supprime, on constate une amélioration de l’autonomie, une plus grande coopération entre les employés et une plus grande satisfaction des collaborateurs.
Du coup, faut-il arrêter les réunions ? Non pas toutes, mais la grande majorité. Et pour celles que l’on souhaite conserver, il faut les rendre beaucoup plus sexy et efficiente.
Comment faire une réunion vraiment efficace ?
- Avoir un ordre du jour. Une réu = un sujet. Sinon ça part dans tous les sens.
- 30 min de réunion, c’est suffisant. Après on s’ennuie, le cerveau décroche.
- Arriver en avance et finir à l’heure. Comme ça on démarre à l’heure. C’est con, mais essentiel.
- Ne pas inviter trop de monde. Si vous n’avez rien à dire dans une réu, c’est que vous ne devez pas y être.
- Bannir les distractions. Pas de téléphone, pas d’ordi, pas de mail. Full attention sur ce qui se dit. Déconnecter 30 min, ça fera pas de mal.
- Avoir un compte-rendu. Pour éviter de parler dans le vide, on formalise avec un plan d’action et un rétroplanning dans la foulée. Qui fait quoi et quand ?
Enfin petit bonus. Être debout. Dans cette position, les échanges sont plus fluides, plus dynamiques, et cela raccourcit aussi le temps d’échange. On va plus vite à l’essentiel.
Désormais, avant d’organiser ou de participer à une réunion, posez-vous cette question : Est-ce que vous avez vraiment besoin d’une réunion ? Est-ce qu’un café ne suffirait pour avancer sur ce dossier ? L’entreprise ALAN a elle, carrément, supprimé les réus. Radical.
