Onboarding : 3 astuces pour intégrer un nouveau salarié
La bonne nouvelle est tombée : votre candidat préféré s’apprête à rejoindre votre équipe ! Mais passé l’euphorie, l’heure est maintenant à la préparation de son arrivée, aussi qualifié d’onboarding. Et aussi chronophage que cela puisse paraître, c’est une étape incontournable du cycle de vie du collaborateur. D’autant plus qu’1 salarié sur 2 a déjà envisagé de quitter son entreprise pendant sa période d’essai (étude Mercuri-Urval)…
1. Préparez l’arrivée de votre futur salarié en interne
L’arrivée d’un nouveau collaborateur s’anticipe autant que l’achat des cadeaux de Noël (en moins compliqué, on vous rassure). Avant le jour J, voici une liste des éléments à préparer :
- L’annonce aux équipes internes : La meilleure façon de préparer le terrain est de prévenir le reste des équipes, a minima celles que votre futur salarié va côtoyer dans le cadre de ses missions. D’une part pour diffuser la bonne nouvelle que votre équipe s’agrandit, et d’autre part pour éviter le regard interloqué que vos collègues pourrait lui lancer (non, il n’est pas ici pour un exercice d’intrusion). La communication variera en fonction de vos outils en interne, mais on conseille de privilégier l’envoi d’un mail ou d’un message direct (via Slack, Teams…) afin que tout le monde bénéficie du même niveau d’information.
- La préparation du matériel nécessaire et du poste de travail : Bob le Bricoleur sans sa boîte à outils n’irait pas très loin… Il en va de même pour votre salarié. Prévoyez dans la mesure du possible le matériel de travail du nouvel arrivant (ordinateur et identifiants, bureau dédié, documents et fournitures, etc.) ainsi que celui lié à l’enceinte de l’entreprise (badge d’accès, code de sécurité…). Il n’aura plus qu’à mettre les pieds sous la table.
- (Facultatif) L’assignation à un “buddy” : Un buddy - ou parrain - est un collaborateur (intégré à votre équipe ou non) chargé d’accueillir et d’accompagner le nouvel arrivant durant ses premiers jours. Derrière cet apparent copinage, de nombreux atouts. D’une part, ça peut permettre d’enlever la pression à votre salarié induit à la relation hiérarchique entre vous et lui. D’autre part, ça lui familiarisa à une autre personne et c’est souvent un bon tremplin pour rencontrer d’autres collègues. Enfin, le système de buddy peut s’avérer pratique si vous avez un agenda de ministre et ne disposez pas du temps nécessaire pour aider votre N-1.
2. Organisez son parcours d’intégration
Après la préparation survient l’intégration en tant que telle. Une étape clé à peaufiner, à l’heure où 51% des salariés considèrent que le processus d’onboarding doit être amélioré (enquête OfficeVibe).
La première journée est cruciale dans le parcours d’onboarding, car c’est la première véritable impression que le salarié va se faire de son environnement de travail, ses collègues… Et de vous !
- Prenez donc les devants en proposant un parcours d’intégration favorisant les échanges avec les équipes déjà en place en proposant par exemple des échanges en présentiel ou en visio, pré-établis dans l’agenda pro du salarié.
- Proposez une visite de l’entreprise (vous ou le buddy qui se sera porté garant) accompagné d’une présentation des équipes et des parties prenantes.
- Prévoyez une formation ou un récapitulatif des offres de l’entreprise : lors d’une réunion dédiée, en direct, ou bien à travers une documentation écrite qui recense tous les éléments à savoir avant de se lancer dans ses premières missions.
- En parallèle, préparez (vous ou un membre de votre équipe) une présentation des outils et plateformes que le salarié aura l’occasion d’utiliser dans le cadre de ses missions.
3. Prévoyez une ou plusieurs sessions de feedback
Passé l’étape des premiers jours, il est tentant de laisser retomber le soufflé. Mais ce serait oublier le clou du spectacle : une session sur un sujet profond… Non, pas la théorie de la relativité (sauf si vous travaillez à la Nasa), mais le feedback.
Il peut s’agir d’un point à l’issue des premières semaines ou bien d’une session récurrente, au choix : dans tous les cas, ce point doit permettre au salarié de livrer ses feedbacks (ou son rapport d’étonnement), s’exprimer librement et poser les questions lui venant en tête. Cet échange vient en complément des réunions one to one que vous pouvez organiser, ces dernières étant davantage orientées vers le suivi de la formation et des compétences acquises.
De cette manière, il sera plus rapide d’identifier un problème lié à l’intégration du nouveau salarié, et de trouver une solution avant que la recrue ne décide de plier bagage. Pour rappel, 65 % des cadres démissionnent dans les 6 premiers mois à cause d’un mauvais parcours d’intégration, selon une étude de Cadremploi réalisée en 2019. Misez donc sur un processus onboarding structuré - vous tout comme votre recrue éviterez bien des soucis !
