Comment rédiger l’email parfait ?

Erreurs de structure, de contenu ou encore de ton… L’email peut rapidement se muer en source de confusion, voire de frustration. “Autrefois, les mails étaient structurés comme des lettres, mais avec la multiplication des canaux de communication type WhatsApp, LinkedIn, Slack…, on utilise les mails comme s’il s’agissait d’une messagerie instantanée”, observe Julien Granata, Professeur de management à MBS School of Business et spécialiste en psychologie de la communication.

Alors, comment rédiger un email efficace, engageant et qui respecte les attentes de votre destinataire ? Voici quelques recommandations pour apprendre à maîtriser cet art à la perfection (ou presque).

Qu’il s’agisse d’un message professionnel ou marketing, l’email parfait repose avant tout sur l’empathie. Il doit tenir compte des besoins, attentes et contraintes de son destinataire.

Julie Jacobs, CMO externalisée et spécialiste de l’email marketing, insiste : “Lorsque j’écris un email, je me demande toujours : quelles sont les informations dont mon destinataire a besoin ? Est-ce le bon moment pour envoyer ce message ?”. Cette approche permet non seulement d’éviter les allers-retours inutiles, mais aussi de structurer les messages de manière à répondre précisément aux attentes du lecteur.

Alors, souvenez-vous de ces trois règles :

1. Contexte clair : Prenez le temps de rappeler brièvement où vous en êtes dans un projet ou ce que vous attendez de votre interlocuteur.

2. Timing pertinent : Envoyer un email le lundi matin à 8h ou en pleine réunion peut réduire son impact. Préférez des moments où votre destinataire sera réellement réceptif.

3. Adaptation au destinataire : Un email professionnel ne s’écrit pas de la même manière selon la personnalité de votre interlocuteur, un point que nous explorerons plus en détail.

Un email mal structuré est souvent source de perte de temps (et cela peut avoir le don d’irriter votre interlocuteur). “Cela peut entraîner une série d’échanges inutiles pour clarifier des points ou compléter des informations manquantes”, relève Julien Granata. L’objectif  est donc de simplifier la lecture et minimiser les efforts du destinataire en adoptant la structure idéale.

1. Un objet explicite : Soyez précis et concis. L’objet doit donner une idée claire du contenu de l’email. Par exemple, préférez “Confirmation de la réunion du 15 mars” à “Rendez-vous à confirmer ”.

2. Un début engageant : Une formule de politesse adaptée, suivie d’une introduction qui rappelle le contexte.

3. Un corps concis : Limitez-vous à un ou deux paragraphes par email. Si des détails supplémentaires sont nécessaires, préférez joindre un document ou inclure un lien.

4. Une conclusion claire : Indiquez explicitement la prochaine étape ou l’action attendue.

5. Une signature complète : Mentionnez votre nom, fonction, et coordonnées. Une signature bien rédigée est essentielle pour établir une communication fluide.

Chaque individu a une manière différente de recevoir et d’interpréter un email.  “Le mail parfait est celui qui s’adapte à la personnalité du destinataire”, rappelle Julien Granata qui nous livre quelques types de personnalités et leurs préférences :

☺️ Les empathiques : Ils apprécient les messages chaleureux, souvent agrémentés d’une touche personnelle. Par exemple, une introduction du type “J’espère que vous allez bien ”, ou une conclusion du genre “ Au plaisir d’échanger avec vous ”.

🤓 Les rationnels : Pour ces interlocuteurs, la clarté et la structure priment. Fournissez des informations détaillées et utilisez une sémantique professionnelle.

😜 Les spontanés : Préférez un ton léger et engageant à un style trop formel. Un GIF ou une touche d’humour… le tour est joué !

🏃‍♂️ Les pressés : Comme l’OM, allez droit au but. Pas besoin d’introductions superfétatoires ou de formules superflues. Votre email doit contenir un appel à l’action clair.

En vous ajustant aux préférences de votre interlocuteur, vous maximisez vos chances d’être compris et d’obtenir une réponse rapide. Cela demande parfois un effort supplémentaire, mais comme l’explique Julien Granata : “Au final, toutes les structures sont acceptables, mais le plus important est de connaître son destinataire pour s’adapter à son style de communication et ses attentes”.

L’email marketing est un levier puissant pour la croissance d’une entreprise. “En retravaillant la stratégie d’email marketing d’une startup, j’ai multiplié le chiffre d’affaires généré par cet outil par neuf en moins d’un an”, lance Julie Jacobs. Elle nous livre donc des conseils spécifiques pour cette typologie d’emails.

📅 Un calendrier éditorial clair : Mieux vaut envoyer un email pertinent une fois par mois qu’inonder votre audience de messages inutiles.

🍹 Panacher les formats : Alternez les emails commerciaux (avec des visuels attrayants) et les emails informatifs (plus simples et textuels).

♻️ Réduire l’empreinte carbone :

-Évitez les pièces jointes inutiles. Préférez les liens vers des documents partagés.

- Compressez vos images pour limiter leur poids.

- Nettoyez régulièrement votre base de contacts pour éviter d’envoyer des emails à des adresses invalides, mais aussi d’être sanctionnés par les fournisseurs de boîtes mail.

📊 Analyser les performances : Suivez les taux d’ouverture, de clics et de conversion pour ajuster votre stratégie. Des outils comme Brevo ou MailerCheck peuvent aider à maintenir une bonne délivrabilité.

Un email léger, bien ciblé et pertinent a non seulement un impact positif sur votre audience, mais aussi sur l’environnement. “Trouver le bon équilibre entre pertinence et empreinte écologique est essentiel”, rappelle Julie Jacobs.

Rédiger l’email parfait demande de la réflexion, de l’empathie et un peu de discipline. Qu’il s’agisse d’un simple message professionnel ou d’une campagne marketing, chaque email doit avoir un objectif clair et être conçu en tenant compte des attentes et contraintes du destinataire. En adoptant les bonnes pratiques, non seulement vous gagnerez en efficacité, mais vous contribuerez également à réduire la pollution numérique.

Avec ces conseils, vous êtes désormais prêt à rédiger des emails qui feront mouche !