Le préboarding : un travail avant le travail ?
Entre l’acceptation de l’offre et l’arrivée effective dans l’entreprise, il existe désormais une nouvelle phase : le préboarding. Un énième néologisme en “ing” (on vous l’accorde, ça peut hérisser le poil), mais outre cette considération sémantique, le préboarding s’avère central dans le parcours du collaborateur en entreprise. Mais quand commence vraiment le travail ? Existe-t-il des limites à ne pas dépasser ?
Si le préboarding pourrait sembler être l’apanage des startups, dans le monde du conseil, certains cabinets le pratiquent pour le meilleur… et pour le pire. “Je vois des jeunes travailler jusqu’à 6 mois pour se préparer à répondre à des business case, étape clé pour réussir la phase de recrutement, avant même le préboarding”, observe Marie-Liesse Morgaut, Managing Director chez Nexmove. Une exigence qui mobilise énormément d'énergie et qui pose la question des limites éthiques et légales. Et d’ajouter : “C'est relativement nouveau, et ce n'est pas forcément acceptable pour tout le monde. Cela prend beaucoup de bande passante et d’énergie émotionnelle. De plus, il ne faut pas que la place du salarié soit confuse avant son arrivée”.
Préboarding : pourquoi et comment ?
Le préboarding a plusieurs objectifs : rassurer, engager et faciliter l'intégration (ne dit-on pas que c’est la première impression qui compte ?). “Entre la signature du contrat et l'arrivée effective, il peut se passer trois ou quatre mois. Il est crucial de garder le lien !”, explique Claire Cohan, Responsable marketing chez Kelio.
L'un des principaux enjeux ? Éviter les no-shows. Comme le rappelle Emilie Dion, Cheffe de produit talent chez Kelio, “Conserver et fidéliser un collaborateur commence avant son premier jour. Plus il se sent impliqué, moins il sera tenté d'accepter une autre offre quand bien même il aurait déjà signé son contrat”.
D'un point de vue administratif, certaines entreprises proposent aux futurs collaborateurs de remplir leurs documents à distance et d'accéder aux outils RH. “Cela permet de gagner du temps sur l'introduction administrative du collaborateur et de le rendre acteur de son intégration”, précise Emilie. Un peu comme lorsque l’on démarrait notre nouvelle année d’écolier en remplissant des petites fiches : c’était simple et rassurant.
Le préboarding : où est la limite ?
Mais alors, quand commence réellement le travail ? Juridiquement, il ne peut débuter qu'à la date d'embauche officielle. Si un employé est amené à travailler avant, il pourrait faire requalifier son contrat et remettre en cause sa période d'essai. “Il ne faut pas que la frontière entre information et travail soit floue”, prévient Claire.
En revanche, certaines pratiques sont parfaitement acceptables et même recommandées :
- Donner en amont l’agenda de l’onboarding
- Assister à un séminaire d'intégration avant la date d'embauche pour rencontrer ses futurs collègues
- Prendre contact avec son prédécesseur si une passation est possible
- Se présenter au CODIR si le futur poste est à haute responsabilité
Pour Marie-Liesse, il est essentiel de demeurer dans l’informel. “L’objectif ici est de prendre du temps pour créer des relations et ainsi faciliter l’onboarding. Cela peut passer par un déjeuner avec les futurs collègues par exemple, si le collaborateur en a envie”.
Tout cela vise à créer un climat rassurant sans exiger une quelconque production de travail. “L'important, c'est que le collaborateur se sente en confiance, pas qu'il commence à produire avant son premier jour !”, rappelle Emilie, “On accompagne, mais on ne précipite pas. Rien ne doit être obligatoire”.
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L'équilibre entre engagement et bien-être
Au bout du compte, un préboarding réussi est un subtil dosage entre préparation et respect du temps personnel. “C’est important pour la nouvelle recrue de se reposer avant de se lancer”, affirme Marie-Liesse. En d’autres termes : il faut lui laisser le temps de recharger les batteries. La spécialiste conseille d’ailleurs aux jeunes recrues de parcourir l’ouvrage 90 jours pour réussir sa prise de poste de Michael Watkins, une bonne lecture pour celles et ceux qui se seront octroyé des vacances pour démarrer en forme.
Les entreprises doivent aussi adapter leur approche selon la personnalité de chaque collaborateur. “Certains veulent déjà tout savoir et se projeter, d'autres préfèrent couper avant de commencer. L'idéal, c'est d'offrir un cadre tout en respectant les attentes de chacun”, ajoute Claire. “Nous, on propose un portail d'accueil avec des informations (organigramme, plans, mais aussi des informations sur les crèches, écoles etc), des vidéos du manager ou des infos pratiques. Le collaborateur peut y aller à son rythme et aucune donnée confidentielle n’est partagée dans ces portails dédiés”.
Les choses à ne pas faire
Attention également aux erreurs qui peuvent nuire à l’expérience du futur collaborateur. “L'inviter à des réunions stratégiques avant son premier jour, ce n'est pas éthique et peut poser des difficultés côté confidentialité”, prévient Emilie. “Si une réunion importante a lieu juste avant son arrivée, autant avancer sa date de début pour qu'il puisse y assister officiellement si c’est nécessaire pour son poste”.
De même, pas question de le submerger d'informations. “Trop d'info, trop tôt, peut être anxiogène. Il faut doser”, conseille Claire. “On veut créer du lien, pas mettre la pression !”
Un préboarding réussi, un onboarding gagnant
Un bon préboarding, c'est finalement du bon sens : un équilibre entre information, engagement et respect du rythme de chacun. Comme le souligne Claire, “On ne s'arrête pas là. L'accompagnement continue dans la phase d'onboarding pour que le collaborateur trouve pleinement sa place”.
Et vous, où placez-vous la limite du préboarding ?
