Recrutement : faut-il être (vraiment) honnête avec un candidat qu’on refuse ?

En 2023, une chose est certaine : si vous tenez un tant soit peu à votre marque employeur, impossible de ne pas faire de retour à votre candidat, même si vous ne le retenez pas. Ainsi, 89% des candidats estiment qu’il est important de connaître les raisons d’un refus (sondage OpinionWay pour JOBaProximite). Mais la véritable problématique est : jusqu’où faut-il aller dans ces explications ?

Recruteuse indépendante, Fanny Fouquet-Djellab a un avis tranché sur la question. Elle nous confie faire partie de la team transparence absolue. Pourtant, quand elle a démarré dans le métier il y a 5 ans, faire des retours négatifs était sa bête noire. “*Je suis assez empathique et j’avais peur de blesser les gens”, se souvient-elle.*

“Alors, quand je tombais sur un répondeur, cela m’arrangeait, c’était plus facile de balancer un retour négatif. Puis je me suis dit que ce n’était plus possible. J’ai donc invité les gens à me recontacter. Aujourd'hui, je ne fais jamais de retour négatif par email, et je motive toujours la décision”, nous explique la recruteuse.

Jouer la carte de la transparence, c’est également l’approche de Léna Basile, coach consultante et DRH à temps partagé. De manière générale, elle conseille aux recruteurs de se comporter avec le candidat comme ils aimeraient qu’on les traite.

Selon elle, l'authenticité du recruteur peut offrir une marche de progrès considérable pour un candidat, une occasion de monter en compétences. “Mais attention, on ne connaît pas la situation de la personne, il se peut qu’elle ait déjà été refusée ailleurs. Or, une réponse négative porte toujours un coup à l’égo. C’est pourquoi faire un retour négatif est en réalité une grande responsabilité pour le recruteur. Cela ne doit pas porter atteinte à la confiance du candidat”.

Quand il se veut constructif, le retour sur une candidature rejetée peut donc aborder tous les terrains. Mais il existe une condition sine qua none évidente : les critères ne peuvent être qu’objectifs et non discriminants. Or, il est arrivé plusieurs fois à nos deux recruteuses de faire face à des managers peu à cheval sur la loi. “Je me souviens de l’un d’eux me disant “je ne vais quand même pas embaucher un homme de ménage”, parce que le candidat était d’origine africaine…”, se souvient Fanny Fouquet-Djellab.

C’est d’ailleurs pourquoi elle fait aujourd’hui signer à ses clients une charte d’engagement envers la diversité lui permettant de rompre la collaboration en cas de non-respect de celle-ci, tout en demeurant indemnisée pour sa mission. C’est aussi la raison pour laquelle elle a cessé de travailler avec les plateformes de recrutement afin de garder la main sur la manière dont elle interagit avec les candidats.

De son côté, Léna Basile refuse également de pipeauter de fausses bonnes raisons quand les vrais motifs relèvent en fait de la discrimination. “J’essaie d’abord de contre-argumenter avec des éléments factuels et objectifs, et, si cela ne marche pas, je préfère alors renvoyer le manager-recruteur à ses responsabilités, et le laisser appeler le candidat”, affirme-t-elle. Bien sûr, il y a fort à parier que celui-ci se dédouane en donnant les classiques motifs de refus qui sonnent aussi faux qu’un violoniste débutant.

Proposer un retour positif et constructif, c’est apporter des axes d’amélioration au candidat afin qu’il soit plus performant par la suite, et ce, sans qu’il se ferme à la discussion. Pour ce faire, il est central de commencer par ses atouts. Puis, concrètement, il s’agit de reprendre les éléments factuels qui se sont produits pendant les tests et entretiens, pour expliquer ensuite ce que cela a généré chez vous en tant que recruteur, ou auprès du manager, et qui a motivé votre choix.

Ces éléments factuels sont d’autant plus faciles à fournir au candidat qu’on utilise des outils comme les grilles d’évaluation et les score cards qui permettent de contrer les biais cognitifs. “Il m’est arrivé qu’un candidat se présente en entretien sans l’avoir préparé. Ce que j’ai souligné lorsque je lui ai annoncé qu’il était refusé. Il ne s’agissait pas d’un jugement de valeur (cela l’aurait sûrement bloqué), juste d’une constatation, et le candidat a reconnu que c’était une erreur de sa part”, illustre Léna Basile.

Elle conseille enfin de demander au candidat ce qu’il va changer pour la prochaine fois afin qu’il reparte avec quelque chose en plus pour ses futurs entretiens. L’esprit est donc de se mettre dans une projection positive. “Aujourd’hui, le recruteur se met de plus en plus dans la posture d’un coach avec un accompagnement individualisé du candidat”, ajoute-t-elle. De quoi colorer encore davantage le métier !

Euh, cher recruteur, vous pensez vraiment que le candidat refusé va se contenter d’un simple “vous avez un bon profil, mais nous avons trouvé quelqu’un davantage en adéquation”... ? Voilà une raison plutôt confortable à formuler, mais qui n’est pas franchement de nature à informer le candidat sur ce qui lui a manqué en termes de compétences. “L’idée est donc plutôt d’expliquer factuellement et avec des éléments objectifs sur quels points précis l’autre a été meilleur, qu’il s’agisse de soft ou hard skills”, recommande Léna Basile.

Ça, c’est le genre de choses qui ne passe vraiment pas, surtout quand on a fait vivre un marathon d’entretiens à un candidat. “Je me souviens avoir accompagné un candidat qui a été refusé pour ce motif après avoir passé 7 étapes. Je pense que l’entreprise aurait pu s'apercevoir plus tôt de l’inadéquation du profil de ce candidat !”, regrette Fanny Fouquet-Djellab. Souvent, on a ici plutôt affaire à un recruteur qui n’a fondamentalement pas bien défini ses besoins, parce que sa fiche de poste est mal ficelée ou que les opérationnels en interne n’arrivent pas à se mettre d’accord.

C’est le genre d’excuse pourrie du même acabit qu’un “nous craignons que vous ne vous intégriez pas bien à l’équipe” (alors que vous avez 50 ans et que l’équipe en question est fondamentalement plus jeune que vous). Mais ça, on ne vous le dira jamais en ces termes. Et puis, qui peut vraiment se projeter dans votre tête ? Question épanouissement, c’est quand même le candidat qui est le principal intéressé non ?