Comment créer la to-do list parfaite en 5 points ?
Si vous aimez planifier, les listes de tâches ne vous sont probablement pas inconnues. Pratique, elles s’utilisent aussi bien pour planifier un voyage aux Maldives qu’une semaine de travail. Mais il ne suffit pas d’énumérer ses tâches pour maîtriser l’art de la planification. À la loupe, voici 5 conseils pour passer de la to-do list interminable à réaliste (et réalisable) pour enfin cocher toutes les cases.
To do or not to do : définir un ordre de priorité
Que vous ayez 2 ou 25 tâches planifiées, le combat reste le même : choisir par laquelle commencer. Et même s’il est tentant pour notre dopamine d’entamer la moins contraignante ou la plus rapide, c’est plutôt vers une phase de tri qu’il faut se pencher.
Et pour prioriser, rien de mieux qu’une technique : la matrice d’Einsenhower, un outil de gestion des tâches qui repose sur deux critères de hiérarchisation : l’urgence et l’importance.
Grâce à cet outil, vous classez les tâches en quatre catégories :
- urgente et importante (donc à prioriser)
- urgente, mais non importante (donc à déléguer)
- non urgente, mais importante (donc à planifier)
- non urgente et non importante (peut-être à supprimer)
Armez-vous de votre plus beau crayon et carnet de tâches : elles devraient toutes rentrer dans une case de la matrice.
La rédaction vous conseille
Fixer une date limite
Dans une société où “le temps c’est de l’argent”, bon nombre d’astuces existe pour économiser ce précieux sésame. L’une d’entre elles consiste à attribuer une date buttoir (avérée ou fictive) à chaque tâche. Non pas pour vous mettre un coup de pression, mais pour vous aider dans l’organisation et la hiérarchie de votre liste.
Toujours concernant l’échéance, il est recommandé d’établir à la fois une to-do quotidienne, qui se concentrera sur la réalisation de tâches précises, et une to-do hebdomadaire - ou bimensuelle - qui vous donnera une vue d’ensemble.
- L’intérêt ? Diminuer les risques d’oublis et de surmenage. Avec en prime un avantage sous-jacent : mieux gérer les requêtes de dernière minute, à rendre dans l’heure.
- L’idéal ? Préparer sa to-do vendredi soir pour la semaine suivante, afin de démarrer le lundi en bonne et due forme.
Diviser pour mieux régner
Entre “Lancer son entreprise” et “Candidater chez un incubateur pour pitcher son idée d’entreprise” il y a un monde, et c’est davantage vers la 2e tâche qu’il faut tendre. Plus précise et actionnable sera la tâche, plus vous serez en mesure de l’accomplir. À l’inverse, avoir une liste à rallonge ou des impératifs trop ambitieux, c’est risquer de voir les mêmes tâches indéfiniment. En règle générale, 3 à 5 tâches par journée suffisent. Mais c’est avant tout autour de votre rythme et de votre productivité qu’il faudra aménager votre to-do.
Choisir un outil ou support de prédilection
Post-its, téléphone, cahier, assistant virtuel… Pour annoter et suivre sa to-do list, il y a autant de moyens possibles que d’individus.
À chacun de trouver chaussure à son pied, l’idéal étant de toujours avoir sa liste à portée de main. Les travailleurs aguerris de leur smartphone auront besoin de recevoir des notifications au risque d’oublier, tandis que d’autres profiteront d’une meilleure gestion de leurs tâches en les inscrivant à la main.
Et que les perfectionnistes se rassurent : il n’y a aucun mal à ne pas avoir tout rayé à la fin de la journée. La to-do list 100% parfaite n’existe pas réellement (mea culpa pour le titre).
Même si la prise de notes manuscrite a encore de beaux jours devant elle, il existe aujourd’hui une multitude d’outils gratuits et pratiques qui peuvent vous accompagner (et qui peuvent co-exister entre eux).
💡 6 outils pour concevoir la to-do list de vos rêves :
- Trello
- Todoist
- Easynote
- Notion
- Google Tasks
- TickTick
Séparer le pro… du perso
Dernier conseil qui peut couler de source pour certain-es, mais qui sera moins évident pour celles et ceux ne comptant plus leurs heures : séparer votre to-do list pro de votre to-do list personnelle.
L’idéal est de séparer vos tâches par catégorie :
- une pour le perso : ”acheter un cadeau pour tante Sylvie”, “prendre rendez-vous chez le garagiste”,
- une pour le pro : “préparer mon bilan annuel”, “rédiger le compte-rendu”,
- une pour l’administratif (la plus passionnante, sans nul doute) : “transmettre ma feuille de soin”, “envoyer mon nouveau RIB à l’entreprise”… Vous connaissez la chanson.
