Travail asynchrone : 7 conseils pour améliorer le travail hybride

Pour bien jongler entre synchrone et asynchrone, il est important de créer une “vision matricielle de ce qui se fait en synchrone et asynchrone, et en présentiel ou distanciel”, affirme Christophe Montagnon, Chief Digital Officer chez Randstad. De manière générale, on peut dire que les tâches d’encadrement (management) vont nécessiter a minima du synchrone en distanciel, quand d’autres tâches plus productives peuvent se faire en asynchrone. Une répartition qui se fait également à l’échelle de chaque équipe, dont chacune va avoir ses propres besoins.

Par exemple, une équipe sales peut avoir des raisons spécifiques de se retrouver en synchrone et présentiel : training, challenge de call, échanges pratiques, écoute mutuelle… Tandis qu’une équipe tech peut se contenter d’un weekly en synchrone et à distance, et se retrouver une fois par mois pour une revue de sprint en présentiel. “Dans ces moments-là, il faut se dire les choses en toute franchise. Il peut donc être bon de se resynchroniser en présentiel”, poursuit Christophe Montagnon.

À ce jour, il existe un arsenal d’outils très efficaces selon les besoins de l’entreprise : Asana ou Monday pour le dispatch des tâches, Notion pour la consignation de l’information, Trello pour la gestion de projets, Figma pour le brainstorming… Cette petite liste étant loin de refléter tous les outils existants, ni même toutes leurs fonctionnalités ! Pour que le travail hybride fonctionne bien, “il est primordial d’avoir une digital workplace digne de ce nom”, affirme Christophe Montagnon.  Il est également important d’avoir une messagerie directe pour pouvoir partager facilement de l’information. “C’est d’autant plus important que les mails peuvent créer de véritables quiproquos”, ajoute notre interlocuteur. À l’inverse, les messageries instantanées offrent la possibilité d’ajouter des emojis et GiF à souhait qui permettent a minima de mieux saisir l’état d’esprit de l’interlocuteur. Toutefois, attention à ne pas multiplier de manière démesurée les outils. Dans la mesure du possible, centraliser au maximum les usages sur une seule plateforme sous peine de noyer les collaborateurs sous une tonne de process.

Avec la pandémie, beaucoup d’entreprises ont développé leur culture de l’écrit. C’est d’ailleurs l’un des piliers de l’entreprise 360Learning. “Nous partons du principe que l’écrit nous offre du temps de réflexion, et nous permet de ne pas être sans cesse interrompus par des sujets qui n’ont rien à voir”, nous explique Philippine Flambard, Content Lead. Cela va de pair avec une diminution drastique du temps passé en réunion, qui peut littéralement annihiler les bénéfices du travail hybride. En effet, il n’y a rien de pire et peu satisfaisant que de passer sa journée à alterner la lecture de messages sur le tchat de l’entreprise et des réunions, sans avoir le temps d’avancer sur ses sujets. “D’ailleurs, chez 360Learnings, nous n’écrivons jamais d’informations importantes sur Google Hangout. Nous consignons tout au même endroit sur Trello”, poursuit Philippine. Cela permet ainsi d’éviter toute distorsion et déperdition de l’information.

Pour que chacun puisse travailler efficacement, il est essentiel que le champ d’action et la roadmap des collaborateurs soit parfaitement bornée. “Chez 360Learning, nous avons chacun un Trello avec tous nos sujets en cours et ceux qui nous sont assignés. Nous avons un périmètre très précis duquel nous ne sommes pas censés sortir”, illustre Philippine Flambard. Le but étant que les salariés ne s’éparpillent pas en répondant à toutes les sollicitations. Cela aide les collaborateurs à dire “non” lorsqu’on leur demande des missions annexes, et ainsi à bien gérer leur charge de travail. Si en revanche, ils souhaitent s’investir dans d’autres projets, cela fait l’objet de discussions et d’une montée officielle en compétences.

Pour que le travail hybride, et notamment asynchrone, puisse porter ses fruits et apporter davantage de bénéfices que d’inconvénients, il est important que chacun soit libre de s’organiser à sa guise. Philippine Flambard nous explique ainsi bénéficier d’horaires totalement libres. Ainsi, chacun peut travailler selon son rythme biologique naturel, ou encore ses contraintes familiales. “Cela fonctionne car nous avons un niveau de confiance et d’autonomie élevé”, poursuit-elle. Pour Christophe Montagnon, il est effectivement important que l’entreprise prenne en compte l’individu. Toutefois, cette liberté organisationnelle doit se faire en bonne intelligence avec les contraintes de l’équipe et de la clientèle selon le service. Un triptyque pas toujours facile à ménager !

Pour que le travail hybride fonctionne, il est également important de penser à ménager des temps informels. “L’asynchronie permet de générer de la performance pour des tâches à visée fonctionnelle. Mais attention à ce que l’on ne verse pas dans le taylorisme numérique ! À l’inverse, le synchrone et plus encore le présentiel sont essentiels, notamment pour préserver les échanges informels si précieux pour la cohésion et la créativité”, affirme Nicolas Cochard, Directeur R&D du groupe Kardham. S’insérer dans une tribu, cultiver son sentiment d’appartenance, parfaire son identité : c’est tout ce qui se joue lorsque les équipes se retrouvent ensemble.

Notre interlocuteur insiste donc sur l’importance des rituels et rites pour souder une équipe : l’importance de célébrer les victoires comme les défaites, de marquer les temps forts de l’année. “Le présentiel ne doit pas se cantonner à une réunion ultra descendante qui n’aurait pas de plus-value”, insiste-t-il. Chez 360 Learnings, les équipes disposent justement d’un budget leur permettant de se retrouver chaque trimestre dans le lieu de leur choix pour des activités de teambuilding, des ateliers, repas… Les salariés jouissent aussi d’une allocation leur permettant de venir au bureau plusieurs jours par mois, même s’ils sont à distance.

L’un des autres effets pervers du travail asynchrone est qu’il peut créer des silos. “L’asynchronie peut avoir pour effet de transformer l’entreprise en une succession d'individualités, avec des collaborateurs qui se retrouvent juste pour des moments fonctionnels”, alerte Nicolas Cochard. Au mieux, les collaborateurs parviennent à développer des relations avec leur équipe, mais très rarement avec le reste de l’entreprise. Pourtant, on sait que la capacité d’innovation tout autant que le maintien du tissu social d’une société résident en partie dans le dialogue inter-équipes. Pour y remédier, il faut une fois de plus penser aux temps informels avec par exemple des séminaires pour toute l’entreprise, des soirées. D’autres entreprises comme 360Learning essaient de reproduire la rencontre inter-équipe à la machine à café en organisant chaque semaine un café virtuel entre deux personnes qui n’ont jamais travaillé ensemble.

Bref, le travail hybride mérite de penser en profondeur ce qui se joue à la fois en synchrone et asynchrone, en distanciel et présentiel. L’occasion selon Nicolas Cochard de redonner au management toutes ses lettres de noblesse ! Un sujet passionnant dans lequel réside certainement le futur de l’entreprise.